社内イベントの企画の進め方！開催の目的や企画の際のポイントも解説

1.社員同士のコミュニケーションが活性化する

社内イベントを開催すると、業務上の接点しかなかった社員同士が、仕事ではないところで業務とはまた違った形のコミュニケーションを取れます。また、いつもの業務では関わることのない社員とも交流が可能です。

イベントを開催したことにより、今後日常的に自然にコミュニケーションが取れるようになるメリットが期待できます。また、部署を横断したプロジェクトに発展する可能性もあるでしょう。

2.事業ビジョンや経営理念を浸透させられる

経営理念を浸透させたいと考えている企業は多いです。事業ビジョンや経営理念を浸透できれば、自社への理解や帰属意識を高められます。

社内イベントによって事業ビジョンや経営理念を浸透させられることも、開催するメリットのひとつです。

経営理念の意味やその理念を持つに至る背景が理解できるようになったり、普段なかなか関われない経営層や上層部の社員とコミュニケーションを取ったりする場にできます。

3.社員のモチベーションアップにつながる

コミュニケーションが活性化することで、居心地がよい勤め先だと感じてもらえ、社員のモチベーションアップにつながる点もメリットです。

チームプレーが必要な社内イベントを開催すると、社員同士で一体感を得られるようになり、会社への帰属意識が高まると考えられています。

また、セミナーや講習会を開催したり合宿したりすることでも、学習意欲を刺激できてモチベーションアップにつながるでしょう。

1.社内イベント開催の目的を明確にする

社内イベントを企画する際は、まず開催の目的を明確にすることが重要です。はじめに目的を明確にしていれば、運営メンバーの足並みを揃え、目的に向かって企画しやすくなります。

運営メンバーをアサインする際も、社内イベント開催の目的がはっきりとしていたほうが、承諾の可否を判断してもらいやすいでしょう。

社内イベントを開催する目的には、コミュニケーション機会の増加、モチベーションアップ、社内理念など共通認識の浸透などがあります。

2.社内イベントの運営メンバーを集める

イベント開催の目的が明確になったならば、運営メンバーを集めていきましょう。運営メンバーには、開催する社内イベントの目的に向けて一緒に取り組めそうなメンバーを選びます。

参加人数を増やすためには、イベントの内容だけではなく、企画運営をおこなう人物がどのような人かも重要です。

多くの部署との接点がある社員を選ぶと、「あの人が関わっているなら参加してみようかな」と感じてもらいやすくなります。広報や人事、総務などの部署のメンバーがいれば、社内でも顔が広くて心強いでしょう。

3.イベント目的に応じた企画内容を検討する

続いて、社内イベントの開催目的に応じて、目的達成にはどのような企画内容が適切かという視点で企画内容を検討します。よさそうな企画内容を思いついたとしても、イベントの趣旨から外れていないかどうかを考えましょう。

たとえば、コミュニケーション機会の増加を目的とする場合、社員旅行やバーベキュー、社内での夏祭り、クイズ大会などが考えられます。

4.日時や担当の割り振りを決める

社内イベントを開催する日時や、担当することの割り振りを決定しましょう。開催日時は、できるだけ多くの社員が参加できるように、誰もが参加しやすい日時を設定します。また、運営メンバーが参加可能かどうかも確認して決めましょう。

社内イベントは、一度だけではなく繰り返しおこなうことが多いため、あわせて開催の頻度も決定しておきます。

進行役や飲食物の手配をする人といった担当の割り振りをおこない、各自で準備を進められるようにしましょう。担当者ごとの負担が大きくなり過ぎないように配慮が必要です。

5.会場やプログラムの決定など準備を進める

会場の選定やプログラムの決定など、社内イベントを開催するための準備を進めていきます。プログラムやマニュアルがあるとイベント運営がスムーズになるため、運営メンバーと参加者のどちらにとってもおすすめです。

当日使用する備品や、会場の飾り付けのためのアイテムなどを用意します。会場を飾り付けるならば、バルーンがおすすめです。バルーンは準備が簡単なうえ、飾り付けてあるだけで特別感を感じられます。

イベントの具体的なテーマを決めておくと、バルーンなどで会場の飾りつけをする際に統一感が出せるでしょう。社員の子どもを呼ぶようなイベントであれば水族館などのテーマにしたり、設立パーティーであれば雰囲気や色だけでも決めたりしておくことをおすすめします。

バルーンなどでとくに飾りつけをしておきたい場所は、ステージやホワイトボード、スクリーン、エントランスなどの目に付きやすい場所です。ヘリウムを入れてバルーンを浮かばせたり、入口に巨大なアーチを作ったりして、うまく飾り付けましょう。

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6.イベントの企画書を作成する

社内イベントについて企画書を作成する際に記入することは、イベント名や開催する目的、日時、内容、会場、人数、予算などです。社内イベントの目的とゴールも具体的に言語化しておきましょう。

効果測定ができる方法を決めておくと、今後のイベントに役立てやすくなります。効果的な振り返りをするためには、定量的な指標と定性的な指標の両方を用いるのがおすすめです。

7.イベント後、報告書を作成する

社内イベントを開催してから、報告書を作成します。報告書は、以前のイベントを確認できるようにすることであり、改善点を理解して今後開催する際に役立てていくためのものです。

運営メンバーが各自で振り返るほか、参加者にもアンケートを取るといいでしょう。各自で振り返る際は、担当業務と開催当日の状況をそれぞれ振り返るようにすると、さまざまな改善点が見えてきます。

1.参加したくなるようなイベントの企画を練る

社内イベントを企画する際は、参加したくなるような内容を考えることが重要です。社員が進んで参加したくなるようなイベントがどのようなものなのか、まずは理解を深めます。

直接複数の社員に話を聞いてみたり、今までに開催した社内イベントのうちで社員の満足度が高かったものはどのようなものかを確認したりするといいでしょう。

また、満足度の高いイベントの内容だけではなく、どのような層に効果的であったのかも確認すると、より理解が深められておすすめです。

2.負担が少なく参加しやすいイベントにする

社員への負担が少ないイベントであれば、参加する社員が増えてイベントの参加率がアップする可能性があります。

たとえば、繁忙期は避けたほうが参加しやすくなるはずです。そのほかにも、会場への移動時間はどれほどか、参加しやすい日時はいつかなどを検討して、負担が少ないイベントにしましょう。とくに、介護や育児をおこなっている社員や自宅が遠い社員などには配慮が必要です。

コロナ禍でオンライン社内イベントが人気

近年、長期的に新型コロナウイルスの感染対策をおこなっていることで、リモートワークが普及しました。

これにより、社員同士でのコミュニケーションが取りにくくなったことや帰属意識の希薄化など、企業にとっての課題があるといわれています。

なかなか会えない社員同士の交流を深めて情報交流を円滑化し、働きやすい職場づくりに努めるためにも、オンラインでの社内イベントが人気を集めているのです。

オンライン社内イベント企画のポイント

オンラインでできるイベント内容には、社員総会や表彰式などがあります。また、チーム戦でゲームなどをおこなうオンラインチームビルディングや、現地の様子を見られるオンライン旅行などの企画も可能です。

オンライン社内イベントを企画する際は、コミュニケーションツールのわかりやすいマニュアルを作ったり、チームで取り組めるような内容を考えたりするといいでしょう。